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电子发票是信息时代的产物,它以无纸化、便捷性、低成本、高效率等优势受到了大多数企业的青睐。与此同时,因为目前电子发票存在监管上的漏洞,打印次数不受限制。所以,也给企业财务人员带来诸如重复报销、虚假报销等一系列问题。这样问题会给企业带来风险吗?财务人员如何“见招拆招”?本文将带您解决这些困扰。


一、电子发票报销常见场景

1、场景一:重复报销

某企业员工小张的电子发票已经在几个月前报销过了,本月又打印了一次拿来财务报销。小张之举有可能是故意的,也可能是无意的。

2、场景二:重复报销

某企业员工小刘发生费用取得的电子发票已经在几个月前报销过了,小刘又把电子发票的PDF文件发给同事小王,小王把电子发票打印出来拿来财务报销。

3、场景三:虚假报销

某企业员工小高发生费用取得电子发票,通过采用PS等软件处理工具,修改电子发票金额,再通过打印PS图片进行虚假报销。

二、以上场景会给企业带来风险吗?

发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中,所开具或收取的业务凭证。发票是会计核算的原始依据,也是税务机关重点关注的检查对象。

电子发票是数据电文形式的无纸化发票,和纸质发票具有同等的法律效力。如果企业存在大量电子发票重复或虚假报销的情况,从企业内控角度来看,就是舞弊,侵害了公司的直接利益;从税收管理角度来看,就会虚增成本费用,少交企业所得税,侵害了国家的税收利益。

三、财务人员如何“见招拆招”?

财务人员如何防范和杜绝电子发票重复或虚假报销的情况呢?可以从以下几方面入手。

(一)需要加强企业内控管理力度

财务部需制订完善的《电子发票报销管理制度》,比如规定电子发票报销时限;经办人自行查验发票真伪并打印截图;经办人承诺、部门负责人审核业务真实性;财务部定期抽查、严惩故意重复或虚假报销员工及相关责任人等方式来加强内控力度。

(二)运用一些辅助手段防范

1、财务人员可以利用EXCEL表格建立《电子发票报销台账》。

适合于规模较小、业务量较少的小企业。电子发票台账的内容包括但不限于“发票代码、发票号码、开票日期、发票金额、凭证号、报销人、报销日期、报销内容、发票真伪”。通过设置“禁止输入重复项”和在国税局网站查询电子发票真伪,来避免发票重复和虚假报销的问题。

2、利用现在比较流行的手机APP “小程序”工具。

比如像微信、百度、支付宝等APP中的小程序都可以查验发票真伪和查重。小程序最大的好处就是不需要安装,操作简单,直接用微信调用手机摄像头扫码,非常方便。

3、购买专业的发票管理平台,再配上若干扫码枪

适合于规模较大、业务量较多的中型企业。通过购买第三方发票管理平台,可以对企业的进项发票进行集中管理。

发票管理平台包括发票信息采集、影像档案管理、发票认证、发票监控、进项数据分析、供应商管理、发票快递查询、结算协同管理等功能。扫码枪可以直接扫描电子发票上的二维码自动查重。

4、建立财务共享中心或费用报销系统

适合于大型国企、上市公司,业务遍布全国或海外市场。因为这些高度集成软件都是专业定制,成本很高,操作较复杂。大企业本身资金实力雄厚,各方面管理都比较严格,也愿意在这方面投资。

经办人每次报销电子发票时,需要自行在共享系统提单,财务人员通过影像系统扫描纸质发票或输入电子发票信息,自动实现同一税号下的查重,直接解决了财务发票前端的工作,大大提高了工作效率。

综上所述,针对电子发票存在的重复或虚假报销情况,企业应该在加强内控管理的同时,根据自身实际规模及业务情况来制订相应的防范措施。一旦发现员工这些恶意行为,用制度说话,严惩不贷。

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